Au rayon « nouvelles technologies et management », deux articles ont retenu l’attention de l’improductif magazinier de service, qui était de permanence en ce week-end Pascal. Le magazine l’entreprise du mois d’avril qui revenait sur l’étude Kelly sur l’utilisation d’Internet et des emails au travail, en promotion ce mois-ci. Et l’article « Managing the Machines : For efficiency’s sake, try one task at a time » paru en couverture du supplément « New York Times » distribué avec le journal Le Monde daté de samedi 7 avril.
Sur l’usage, l’étude rapportée par le magazine souligne que c’est en France que le taux d’utilisation d’Internet et des emails est le plus bas. 64%, contre une moyenne internationale est de 79,5%. En parallèle, 55% des Français se plaignent de recevoir un important volume d’emails inutiles qui leur font perdre du temps, spams compris (20% ou plus du trafic total d’emails).
Le magazine nous rappelle en outre que nous échangeons dans le monde plus de 60 milliards d’e-mails chaque jour…(le double d’il y a cinq ans).
Sur la question de « savoir si les nouvelles technologies ont ou non un impact positif sur la qualité du travail », l’étude souligne que « Seules 50% des personnes interrogées en France déclarent que l’utilisation des emails augmente la productivité (contre 78% en Allemagne et Italie), et 54% pensent qu’un accès à Internet augmente la productivité (contre 84% en Allemagne et 80% en Italie).

L’article du New York times illustre la perte de productivité potentielle en citant une récente étude menée par Eric Horvitz ingénieur de recherche au sein de Microsoft qui révèle qu’en moyenne « cela prend 15 minutes aux travailleurs de revenir sur un travail sérieux après une interruption type messagerie« . Ils sont en outre tentés après cette première interruption de répondre à d’autres messages ou bien de surfer sur des sites de news, de sports ou de divertissement.
Selon Donald E. Wetmore, fondateur du Productivity Institute, en moyenne, une personne est interrompue à toutes les 8 minutes ou 50-60 fois par jour. L’interruption moyenne monopolise 5 minutes, totalisant environ 4 heures dans une journée de travail. De ces interruptions, 80 % apportent peu ou pas de valeur, entraînant ainsi une perte de temps approximative de 3 heures par jour.
Une autre étude citée par l’article, estime le coût global du phénomène de « productivity lost by overtaxed multitasked » à plus de 650 billions de dollars $ par an aux Etats-unis. Même si ABDW se demande bien comment on peut quantifier un tel phénomène avec une telle précision ? Au delà des chiffres l’auteur de l’étude, B. Spira chef analyste chez Basex, nous rappelle qu’il a fallu quasiment un siècle à la précédente révolution industrielle pour voir apparaitre la principale théorie de la productivité en 1911, tandis que Frederick Winslow Taylor publiait son ouvrage de référence « The Principles of Scientific Management ». A travers ce parallèle avec notre précédente révolution industrielle B. Spira souligne le fait que notre économie de la connaissance ne connait pas d’équivalent théorique majeur pour les actuels travailleurs du savoir.
La conclusion de l’article se veut positive. Soulignant que recherche privée et publique travaillent toutes deux dans le même sens…pour nous aider à mieux gérer cette infobésité croissante (information overload). Steve Lohr nous apprend qu’une nouvelle organisation the Institute for Innovation & Information Productivity a été créée pour financer d’autres études et projets sur le sujet. On apprend également qu’au sein de Microsoft Mr Horvitz travaille sur le développement d’un « time nanny »…
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Que faut il retenir…
Au delà des multiples études sur le sujet, notre pratique nous rappelle que si les technologies de l’information contribuent à améliorer la productivité personnelle. Elles peuvent également l’entraver. Certains médecins conseillent simplement de « se mettre des sonettes » et de se protéger des interruptions en se « ménageant des plages de concentration numérique »…
De son côté ABDW dièle adepte des post it et des cahiers bleus « à faire aujourd’hui » évalue en ce moment pour son propre compte et celui de ses vénérables clients, la méthode de gestion des priorités quotidiennes GTD (prononcez Gitidi) pour Getting Things Done.
A suivre…
- Slow Down, Multitaskers, and Don’t Read in Traffic. New York Times March 25, 2007. Steve Lohr
- Enquête Kelly Services (via L’entreprise N°255, Avril 2007)
- Webographie / liens utiles
- Unplugged : information overload requires a human solution, Chin, Paul (2005). Intranet journal, 13 oct.
- Time management facts and figures, Time Management Seminars, Productivity Institute, Wetmore, Donald E. (1999).
- Bulletin SISTech, CEFRIO
- GTD contre Multitasking ! (Blog Organisation et méthodes)
- Méthode GTD (Wikipédia)
- Web Worker Daily
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